🏆️ E-mail firmowy: Ranking

Poczta elektroniczna dla firm – TOP 3 najlepszych Kwiecień 2024

🥇

4.84 / 5

• od 500 GB do 6 TB+ powierzchni
• Nielimitowana liczba skrzynek pocztowych
• SLA 99,9% i kopia zapasowa z 180 dni
• Lokalizacja w Polsce (Warszawa) 🇵🇱
• 14-dniowy bezpłatny okres testowy

cena / rok od 700 zł stała cena

Idź do WWW ➔  

🎁 25% taniej klikając TUTAJ

🥈

4.81 / 5

• od 1 do 8 TB przestrzeni SSD
• Nielimitowana liczba kont e-mail
• Dedykowany adres IP
• Lokalizacja w Polsce (Grodzisk Mazowiecki) 🇵🇱
• 30 dni testów bezpłatnie i bez zobowiązań

cena / rok od 3000 zł stała cena

Idź do WWW ➔  

🎁 Kliknij i sprawdź aktualną ofertę

🥉

4.67 / 5

• od 2 do 100 GB przestrzeni SSD NVMe
• Nielimitowana liczba skrzynek e-mail
• Usługa e-mail w ramach hostingu SSD NVMe
• Lokalizacja w Polsce (Toruń) 🇵🇱
• 7-dniowy okres testowy

cena / rok od 67,00 zł stała cena

Idź do WWW ➔  

🎁 25% taniej z kodem: TOPHOSTING

Mimo ogromnego wyboru różnych form komunikacji online wciąż to e-mail jest tą preferowaną. Według Radicati z poczty elektronicznej korzysta blisko 4,5 miliarda ludzi, a 99% konsumentów sprawdza wiadomości codziennie. Jeśli prowadzisz biznes w sieci, masz stronę WWW z ofertą dla klientów, musisz im zapewnić tę formę kontaktu. W przeciwnym wypadku możesz stracić szansę na to, aby zostali Twoimi klientami. Firmowa poczta e-mail nie może być byle jaka. Wybierz z nami najlepszą ofertę, dzięki której korespondencja będzie prowadzona bez problemów i bezpiecznie.

Dlaczego warto mieć profesjonalny adres e‑mail?

Według 99 Firms 62,86% profesjonalistów woli komunikować się za pośrednictwem poczty elektronicznej w celach biznesowych. W praktyce to również preferowana forma kontaktu wśród klientów i stanowi nieodłączny element m.in. robienia zakupów w sieci. Składający zamówienie oczekuje, że otrzyma powiadomienia o etapach realizacji. To standard na rynku i nie może tego zabraknąć.

Jak podaje Statista, średnio służbowe wiadomości e-mail są sprawdzane przez 172 minuty dziennie (dane z 2021 r.), co oznacza, że poświęcamy na to o 52,21% więcej czasu niż w poprzednim roku. Harvard Business Review podaje, że specjaliści sprawdzają pocztę średnio 17 razy dziennie.

Ważny jest firmowy adres e-mail we własnej domenie. Oczywiście możesz skorzystać z bezpłatnej poczty i z pewnością często się z tym spotykasz w przypadku małych firm. Jednak to mało profesjonalne. Zdarza się, że adres e-mail wygląda wręcz śmiesznie i zniechęca do skorzystania z oferty. Co ciekawe, w wielu krajach duża część przedsiębiorców wybiera bezpłatne adresy. Na przykład do tej pory 54% włoskich freelancerów i firm nadal woli darmowe e-maile od płatnych, które wyglądają bardziej profesjonalnie, zwłaszcza w kontekście biznesowym.

Jednak w wielu krajach dominuje wykorzystywanie poczty firmowej we własnej domenie. Tak to wygląda w państwach niemieckojęzycznych i w Hiszpanii.

Zdecydowanie doradzam Ci korzystanie ze skrzynki pocztowej w swojej domenie. Być może darmowy adres nie będzie działać negatywnie na wyniki Twojej firmy, ale weź pod uwagę, że możesz go kiedyś stracić. Oczywiście mało prawdopodobna, że nie będzie poczty Gmail, ale w przypadku mniejszych marek istnieje takie ryzyko. Jeśli chcesz mieć e-mail we własnej domenie, możesz korzystać z niego do momentu, kiedy będziesz ją opłacać. Wielu zaczyna od bezpłatnego adresu, a później przechodzi na płatny. Problem w tym, że wtedy trzeba zaktualizować dane kontaktowe wszędzie, gdzie masz je pozostawione, np. w katalogach. Dlatego lepiej od razu zdecyduj się na adres we własnej domenie.

Ranking poczty e-mail dla firm – gdzie najlepiej założyć konto pocztowe? Najlepsza poczta e-mail

Wybór oferty nie jest łatwy. Każda firma hostingowa daje Ci możliwość korzystania z poczty e-mail, a różnice w parametrach mogą być bardzo duże. Możliwe, że nawet nie zdajesz sobie sprawy z czynników, które mają znaczenie. Na co zwrócić uwagę, aby wybrać optymalne rozwiązanie?

Na jakich dyskach zapisana jest poczta?

Firma hostingowa może korzystać z coraz mniej popularnych, wolnych dysków HDD lub szybszych SSD albo najszybszych SSD NVM-e. Różnice w wydajności pomiędzy nimi są ogromne, co pokazuje poniższy wynik testu. SATA to SSD. Czy to oznacza, że jedynym słusznym rozwiązaniem jest SSD NVM-e?

To zależy. Zdarza się, że firmy hostingowe zapisują pliki poczty na HDD, a pozostałe dane na SSD i nie musi to być problematyczne. Natomiast jeśli masz tych wiadomości zapisanych na serwerze bardzo dużo, przeszukujesz je, wysyłasz wiadomości z dużymi załącznikami, to szybki dysk przyśpieszy Ci pracę. W przypadku gdy jednak korzystasz z programu do obsługi poczty takiego jak Thunderbird, nie powinno to utrudniać pracy. W przypadku gdy masz wybór, wybierz pocztę zapisaną na szybszych dyskach, ale zazwyczaj HDD nie powinno sprawiać problemów, szczególnie gdy tych wiadomości nie jest bardzo dużo.

Powierzchnia na pliki poczty

Firmy hostingowe praktykują dwa rozwiązania – podają łączną przestrzeń na wszystkie dane albo przeznaczoną wyłącznie na wiadomości. Przy zakładaniu konta pocztowego możesz zazwyczaj ponadto określić, jaką powierzchnię chcesz przeznaczyć na e-maile w ramach danej skrzynki. Przestrzeń powinna być oczywiście dopasowana do Twojej działalności. Jaka jest wystarczająca?

Przeciętny e-mail zajmuje 75 KB – to tylko tekst bez załączników. Jeśli chcesz sprawdzić, jaką powierzchnię zajmuje standardowa wiadomość, którą wysyłasz do klientów, skorzystaj z tego narzędzia – mailmeteor.com/tools/email-size. Następnie określ, ile średnio otrzymujesz wiadomości dziennie i jak długo mają być zapisane na serwerze. Załóżmy, że jest ich 20 na dobę, a to oznacza zaledwie 1,5 MB dziennie. Przez miesiąc to tylko 45 MB. Powierzchnię musisz dostosować indywidualnie. Nie ma sensu decydować się na dużo większą niż wykorzystasz. W razie potrzeby posiadania większych zasobów bez problemów zmienisz pakiet w firmie hostingowej i dopasujesz go do własnych potrzeb. Pamiętaj, że jeśli otrzymujesz wiadomości z załącznikami, to rozmiar każdej będzie zdecydowanie większy.

Limit dla skrzynek pocztowych

Zazwyczaj firmy hostingowe nakładają określone ograniczenia w zakresie użytkowania poczty. Kiedy dodajesz skrzynkę, prawdopodobnie zobaczysz opcję podania maksymalnej powierzchni na pliki przypadające na dane konto poczty elektronicznej. Jeśli zakładasz ich wiele, warto skorzystać z tej możliwości, aby nie okazało się, że spam, który trafi na jeden firmowy adres e-mail, spowoduje problemy z działaniem wszystkich skrzynek. Po zalogowaniu się do panelu zarządzania usługą hostingową powinny być widoczne ograniczenia dotyczące korzystania z poczty. W przypadku każdej usługi mogą się one znajdować gdzie indziej. Czasami są łatwe do odnalezienia, a w innych przypadkach znajdziesz je dopiero po zagłębieniu się w ofertę. Obowiązywać mogą następujące ograniczenia:

• liczba skrzynek pocztowych – często nie obowiązują limity, ale zazwyczaj na nie napotkasz; przeważnie możesz założyć ich więcej niż potrzebujesz; trudno tutaj określić minimum – po prostu oceń swoje oczekiwania na ten moment i wybierz ofertę, która zapewnia więcej kont;
• liczba wysłanych wiadomości dziennie – ten mechanizm ma m.in. blokować ryzyko wykorzystania poczty e-mail na hostingu do rozsyłania spamu; zazwyczaj jest ustalony w setkach czy tysiącach, więc w zdecydowanej większości przypadków wystarczy; jeśli masz większe potrzeby w tym zakresie niż wynoszą limity w ramach hostingu, z pewnością firma zgodzi się dostosować ofertę do Twoich oczekiwań;
• rozmiar załącznika – czyli maksymalna powierzchnia zajmowana przez plik, który chcesz przesłać przez skrzynkę pocztową; w przypadku zbyt dużych wysyłanie wiadomości będzie blokowane; wystarczy, jeśli limit ten wynosi kilkadziesiąt MB – większych załączników raczej się nie wysyła, a w razie takiej potrzeby możesz po prostu skorzystać z serwisów umożliwiających upload plików i przesłać odbiorcy link do danego zasobu;
• liczba adresatów – czyli do ilu osób na raz możesz wysłać wiadomość.

Jeśli chodzi o dzienny limit wiadomości, firma hostingowa może ustalić odrębny dla wysłanych przez mail() oraz przez SMTP? W pierwszym przypadku chodzi o e-maile nadawane, kiedy np. ktoś używa formularza kontaktowego na Twojej stronie albo otrzymuje automatyczne powiadomienia związane ze złożeniem zamówienia w sklepie. Z drugiego korzystasz wtedy, gdyż np. używasz programu pocztowego takiego jak Mozilla Thunderbird czy Microsoft Outlook. Na poniższej grafice widać, ile wynoszą przykładowe ograniczenia – w tym przypadku są wysokie, ale oczywiście musisz je dopasować indywidualnie do potrzeb.

Przydatne funkcje poczty firmowej

W ramach usługi obsługi poczty firma hostingowa może zapewnić mnóstwo przydatnych funkcji. To rozwiązania, które ułatwiają działalność i pozwalają wyeliminować problemy komunikacyjne. Oto istotne możliwości, które mogą, a nawet powinny zapewniać konta e-mail:

• Usługa e-mail catch-all – bardzo przydatna funkcja! Dzięki niej, jeśli nadawca wiadomości pomyli adres poczty firmowej, to wiadomość trafi na wskazany przez Ciebie e-mail. Załóżmy, że prawidłowy to [email protected], a autor użyje adresu [email protected]. W takim przypadku, dzięki tej funkcji, wiadomość i tak dotrze do odbiorcy. To rozwiązanie przydaje się również, kiedy kasujesz dany adres e-mail, a nadawcy w dalszym ciągu mogą wysyłać wiadomości na to konto pocztowe.
• Przekierowania – dzięki tej funkcji poczta kierowana na dane konto e-mail może być automatycznie przekierowywana na inny. Ta opcja przydaje się, jeśli nie chcesz już korzystać z konkretnego konta, ale w dalszym ciągu mogą na nie trafiać istotne wiadomości.
• Autorespondery – jeśli odbiorcy danej skrzynki e-mail nie ma w pracy, warto o tym powiadomić osobę, która wysłała jakieś zapytanie. Autoresponder zapewnia automatyczne wysyłanie odpowiedzi, w której możesz podać np., kiedy nadawca otrzyma odpowiedź. To powszechnie wykorzystywana funkcja.
• Wiadomości urlopowe – możesz ustalić, że w określonym terminie każdy, kto wyśle e-mail na daną pocztę firmową, otrzyma informację, że przebywasz na urlopie. Różnica w stosunku do autorespondera polega na tym, że w tym przypadku będzie to działać tylko przez określony czas.
• SpamAssassin – ta funkcja odpowiada za rozpoznanie, czy dana wiadomość, która została wysłana na Twoją skrzynkę pocztową, nie jest spamem. Pozwala określić poziom czułości. W przypadku najwyższego istnieje duże ryzyko, że prawdziwa wiadomość zostanie oznaczona jako niechciana. Możesz również ustalić, co się będzie działo z e-mailami – mają być kasowane, specjalnie oznaczane? W ramach tego rozwiązania możesz również dodać białą i czarną listę adresów, tzn. takich, z których wiadomości mają zawsze do Ciebie docierać i takich, z których w każdym przypadku mają być blokowane.
• Listy wysyłkowe – tworzysz listę zebraną pod jednym adresem e-mail. Wtedy wystarczy, że wyślesz wiadomość pod ten e-mail, aby wszyscy z listy otrzymali wiadomości.
• Rekordy MX – pozwalają na skierowanie poczty na inny serwer. Możesz mieć stronę WWW w ramach jednego hostingu, a pocztę firmową na innym. Zatem nie jest przesądzone, że musisz korzystać z obu usług u jednego dostawcy.

Poczta przez przeglądarkę – jaki program?

Jedni korzystają z programu pocztowego, konfigurują, podają protokół imap i inne, aby wygodnie obsługiwać korespondencję w jednej aplikacji. Inni wolą logować się przez przeglądarkę i korzystać z programu typu webmail. Firmy hostingowe proponują różne rozwiązania tego typu. Do najpopularniejszych należą Roundcube, SquirrelMail czy Horde, ale część hostingodawców ma autorskie aplikacje.

Co jest lepszym rozwiązaniem? Im więcej wiadomości, tym większym utrudnieniem w codziennej pracy może być korzystanie z rozwiązania przeglądarkowego. Są jednak i tacy, dla których to intuicyjne narzędzie i nie wyobrażają sobie korzystania z innego. Zatem to już kwestia indywidualna albo wynikająca z zasad, które obowiązują w danej organizacji. Dla każdego profesjonalna poczta czy aplikacja do zarządzania nią może oznaczać co innego.

Jak często wykonywany jest backup poczty?

Regularne generowanie kopii zapasowych powinno mieć duże znaczenie dla Twojej firmy. Nie chodzi tutaj wyłącznie o strony WWW, ale również o konto e-mail czy wszystkie skrzynki pocztowe, które znajdują się na serwerze. O ile w serwisie może dziać się niewiele i tygodniami nic się na nim nie zmienia, o tyle inaczej jest w ramach poczty. Utrata korespondencji z ostatniej godziny może oznaczać straty. Dlatego wybierz hosting poczty, który jak najczęściej generuje kopie zapasowe. Szukając oferty, możesz trafić na takie, które robią to raz na kilka dni, ale i takie, które tworzą backup wielokrotnie dziennie. I właśnie te ostatnie powinny Cię szczególnie zainteresować. Utrata korespondencji z wielu dni może Cię wiele kosztować.

Przeniesienie poczty w cenie

To także może być istotne. Bez problemów znajdziesz na rynku firmy, które bezpłatnie przenoszą strony WWW i pocztę, ale nie zawsze bez limitów. Jeśli administratorzy serwera umożliwiają darmową migrację, to sprawdź, w przypadku ilu witryn i skrzynek e-mail. Firma hostingowa może określać limity pod względem liczbowym i rozmiaru plików. Tak więc możliwe, że za część przyjdzie Ci zapłacić. Najlepiej wybierz taki hosting, który przeniesie nazwę domeny, pliki strony i poczty – czyli wykona całą pracę za Ciebie.

Zabezpieczenia poczty

Bezpieczna poczta to podstawa w działalności online. Konta e-mail są narzędziem ataków phishingowych. To, jakie zabezpieczenia oferuje firma hostingowa, powinno mieć duże znaczenie. Nie każdy hosting zapewnia kompleksowe rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa poczty. Na pewno warto, aby oferta obejmowała następujące rozwiązania:

• SPF (Sender Policy Framework) – to zabezpieczenie blokuje przyjmowanie poczty e-mail z niedozwolonych źródeł. Za pomocą rekordu SPF określa się, który serwer pocztowy jest uprawniony do wysyłania wiadomości w imieniu danej domeny. To zabezpieczenie ogranicza ryzyko docierania do odbiorców fałszywych e-maili, a także prób podszywania się pod danego nadawcę.

• DKIM (DomainKeys Identified Mail) – to zabezpieczenie umożliwia zapobieganie zmianie treści wiadomości e-mail w czasie procesu jej dostarczania. Serwer odbiorcy sprawdza podpis cyfrowy, aby ustalić, czy jest ważny. Jeśli tak, to oznacza, że treść wiadomości nie została zmieniona podczas transferu. Zabezpieczenie to odgrywa kluczową rolę w przypadku ataków MITM (polegających na zmianie przekazywanych danych).

• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) – pozwala zweryfikować poprawność e-maili, ma chronić przed ich fałszowaniem. Dzięki DMARC zyskujesz wgląd w to, kto wysyła wiadomości w imieniu jego domeny. Może określić, czy serwer ma przyjąć wiadomości.

• BIMI (Brand Indicators for Message Identification) – dzięki temu rozwiązaniu obok wiadomości może się wyświetlać logo danej marki, co ułatwia określenie, czy wiadomość jest autentyczna. Ta technologia pomaga walczyć ze spamem i oszustwami.

Poczta Gmail dla firmy – czy to dobry wybór?

Poczta Gmail jest bezpłatna, działa szybko i zapewnia wiele przydatnych funkcji. Tylko czy skrzynka z taką końcówką to profesjonalny adres, który będzie pozytywnie odbierany przez klientów? Google poza standardowym bezpłatnym pakietem oferuje również pakiet Google Workspace (dawniej G Suite). Zapewnia profesjonalną pocztę firmową, pakiet aplikacji i zaawansowane zabezpieczenia. W ramach Google Workspace otrzymujesz dostęp do pakietu rozwiązań w chmurze, takich jak Google Meet, dysk, kalendarz, arkusz kalkulacyjny i wspomniana poczta firmowa, w której możesz korzystać z własnej domeny z nazwą firmy.

Zatem płacąc, uzyskujesz zestaw profesjonalnych rozwiązań. Jeśli chodzi o korzyści z takiego wyboru, to należą do nich:

• poczta, która zapewnia mnóstwo funkcji, łącznie z np. przekierowaniami uzyskiwanych wiadomości na inny adres;
• możliwość przywrócenia z backupu korespondencji z nawet 25 dni;
• wspólny kalendarz dla całego zespołu;
• duża powierzchnia w chmurze na dane – teoretycznie nawet nieograniczona;
• możliwość pracy nad dokumentem w zespole – zmiany zapisują się w czasie rzeczywistym;
• dwuetapowa weryfikacja dostępu do konta służbowego;
• proste tworzenie ankiet i formularzy;
• samodzielne tworzenie aplikacji biznesowych dzięki Google App Script.

To tylko wybrane zalety tego rozwiązania. Czy jednak korzystanie z poczty w ramach Google Workspace to rozwiązanie lepsze niż wybór oferty w ramach hostingu? Które z tych rozwiązań zapewnia profesjonalny wizerunek?

Poczta w ramach hostingu czy Google Workspace?

Wiele firm wykorzystuje nawet podstawowe konto Google i darmowego Gmaila, ale czy to dobry krok wizerunkowy? Raczej nie, gdyż odbiór klientów może być różny. Wiadomość wysłana z [email protected] wygląda inaczej niż z [email protected]. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby korzystać z Gmaila, ale we własnej domenie. Czy jednak to idealne rozwiązanie? Oczywiście, że nie.

Przede wszystkim to dodatkowe koszty, których możesz uniknąć. Wprawdzie pakiet od Google to nie tylko poczta, ale również wiele innych aplikacji, ale większość da się zastąpić bezpłatnymi rozwiązaniami. Tymczasem, jeśli masz stronę, to też na pewno możesz w ramach oferty hostingowej korzystać z poczty – chyba że np. prowadzisz serwis w ramach oferty kreatora witryn. Jeśli na co dzień używasz Gmaila, warto rozważyć pozostanie przy tym rozwiązaniu. Gdy jednak dopiero zastanawiasz się nad optymalnym wyborem w zakresie poczty, zacznij od przetestowania tych rozwiązań. Pamiętaj również, że każda firma hostingowa może zapewniać inne rozwiązania, więc to aspekt, który wymaga dokładnej analizy.